¿es rentable alquilar una fotocopiadora?

Es la pregunta más importante y menos frecuente que se realizan los responsables de equipos ofimáticos en una empresa y mucho menos desde luego los pequeños autónomos que adquieren este equipo para sus despachos.

En este post no pretendo en ningún caso aclarar la decisión de adquirir un equipo nuevo, bien en renting financiero o en compra, esta decisión corresponde más al ámbito contable que a la problemática real pues en este escenario disfrutaremos de las ventajas de un equipo nuevo en cualquier caso.

El verdadero objetivo de este post es analizar con datos si como usuario y cliente, es mejor adquirir un equipo nuevo o alquilar uno usado, que ventajas y que inconvenientes tiene cada caso. Es obvio que tratamos de contratos de larga duración, si tu caso es un periodo corto, un rodaje, una obra, etc y no pasa de unas semanas, no estamos hablando de lo mismo.

En primer lugar y como argumento principal esta el precio. Pongamos como ejemplo un despacho medio con un volumen de páginas mensual de 2.000 unidades en negro, un caso común y sencillo y sobre todo fácilmente extrapolable a otras cantidades mayores.  Podemos acceder en el mercado de alquiler a un equipo que siempre será propiedad del rentista en este caso una Ricoh Aficio ( por algún extraño motivo la mayoría de empresas de este tipo instalan Ricoh usadas) por lo general una maquina de A3 mucho mas grande de lo que necesitamos, a partir de 15 € mensuales con una cantidad de páginas y el resto nos las cobrarían a 0,015 €. La otra opción pasa por hacer un renting de una HP Laserjet PRO 521 dw, 60 cuotas mensuales de 20 € aproximadamente y  un coste de pagina de 0,0104 €. Total alquilar nos cuesta unos 23 euros al mes, mientras que un equipo nuevo nos sale por 40 €. Hasta aquí parece clara la decisión.

El consumo eléctrico hasta ahora no se ha tenido en cuenta en la mayoría de los clientes, pero teniendo en cuenta un consumo semanal de 8 horas diaria por cinco días, nos da que el equipo alquilado consume al mes 16,38 € mientras que el nuevo apenas gastaría 8,56 € ¿ por que? Por la nueva tarificación eléctrica española y por el motivo simple que una maquina moderna consume menos que una antigua, al igual que ocurre con un coche, lavadora o portátil por poner otros ejemplos. De manera que tenemos:

 

	Alquilar usado	Renting Nuevo
Coste fijo	15,00 €	20,00 €
Mantenimiento	7,50 €	20,05 €
Consumo eléctrico	16,38 €	8,56 €
TOTAL	38,88 €	48,61 €

 

Parece que no todo es economía. Pero lo dejamos aquí y vamos con el uso real del equipo, que es una herramienta de trabajo con la cual pasamos mas de 40 horas a la semana. Si aprecias tu salud, sabes que las emisiones de un equipo usado al igual que el nivel de ruido etc son mas elevadas, aparte del problema de salud, esta la operatividad del equipo, esta claro que el equipo usado tendrá mas fallos, mas atascos y mas difíciles de solventar ¿ cómo valoramos el tiempo que pasas quitando atascos de tu impresora vieja? ¿ cuántas horas se pierden al mes en este asunto? ¿ cuánto cuesta tu malestar con el equipo que falla en el momento mas necesario?

Por último y a valorar muy positivamente esta el factor tecnológico. Si no usas un teléfono móvil de hace 6 años, ni tienes Windows 95 en tu PC ¿ por que alquilar un equipo que difícilmente imprimirá en Windows 8? ¿ cómo escaneas tus documentos y a donde van? ¿ Que seguridad tienen los datos de tu empresa? ¿ cómo valoras esto?

Menos de 10 € de ahorro, desde mi punto de vista difícilmente justifican esta decisión ¿ y desde el tuyo?