Burocracia en la empresa ¿ de verdad es necesaria?

No debemos de percibir la burocracia como una acción negativa en la empresa. Es necesario un conjunto de normas y también la flexibilidad de poder modificarlas en función de los cambios de la empresa. 

 

 

 

Mi experiencia me dice que es un "coñazo" especialmente como comercial, visitas, reportes, acciones, campañas y no digamos el resto de departamentos, logística, técnico, análisis, cantidades de procedimientos que nos resultan inútiles y engorrosos. Pero resulta que según vas subiendo en la jerarquía y adquieres responsabilidades, vas interiorizando que realmente es necesaria y que tomar decisiones depende de la información rápida y precisa que las estadísticas de esa burocracia te pueden aportar.

 

Como es lógico el grado de papeleo varia en función del tamaño y en un caso como España, compuesto por Pymes donde el liderazgo personal es fundamental, no resulta tan necesario como en grandes corporaciones, no es lo mismo ser un pequeño distribuidor de Xerox que Xerox España por poner un ejemplo. También varia el concepto y filosofía de empresa, una empresa rancia y conservadora es mucho mas reacia a los cambios que necesita que una mas moderna y flexible, pues en el primer caso el control de los empleados y los clientes es el objetivo fundamental mientras que en el segundo caso, el servicio y la satisfacción al cliente deben de ser el motivo del día a día.

 

Como no puede ser de otra manera y tras mi experiencia, os puedo resumir la necesidad de la siguiente manera:

 

Necesitas reducir el nivel de burocracia cuando:

 

- Existen demasiados departamentos - demasiados jefes y pocos indios -

 

- El mercado de tu sector es muy cambiante - ¿te imaginas la rigidez de Xerox en un mercado de Startup´s?

 

- Tiene el síndrome del político, el sistema esta tan corrompido que los trabajadores se aprovechan en beneficio propio suponiendo cargas para el conjunto de la empresa.

 

- La preocupación principal es cumplir las normas y esto afecta de manera negativa al servicio al cliente - incentivos por cumplimiento de horario en lugar de productividad, por ejemplo -

 

- El papeleo se utiliza para controlar a los trabajadores, no solo desmotiva cualquier iniciativa o innovación, además deshumaniza las relaciones.

 

- Aplicas procedimientos muy complicados y poco intuitivos, hasta el punto de perjudicar la productividad.

 

- Si la información no es bidireccional, en todos los implicados en los proyectos.

Conviene implementar el proceso burocratico cuando:

- Supone una mejora para toda la empresa y mejora el servicio a los clientes - y no solo para los jefes que la controlan -

- La autoridad y la responsabilidad de los mandos se utilizan y aportan ventajas en el funcionamiento.

- Forma parte intrínseca de la cultura de la compañía, fomenta las relaciones entre los miembros y mejora los valores de la empresa.

- Crea entre los componentes de la compañía confianza en el modelo creado

- El crecimiento de la compañía ( geográfico, personal, facturación) esta suponiendo nuevos retos

- Se necesita especialización por parte del personal y se requieren nuevos parámetros en la calidad de los servicios.

- Cuando la ralentización de las decisiones no perjudica al conjunto de la empresa.