Buenos días estimados lectores. Hoy voy a escribir sobre gestión documental concretamente sobre una herramienta que esta de moda en la gestión de las empresas y quiero explicar brevemente por que debemos de tenerla en nuestro día a día.
Nuestras empresas trabajan - trabajamos- con diferentes tipos de archivos que se deben conservar para aprovechar y proteger los datos que contienen, bien por motivos legales, financieros, comerciales, ya sea para temas de investigación, innovación y desarrollo de nuevos negocios o por contener información delicada y confidencial.
En algunos casos los referidos documentos nunca llegan a ser impresos, pero lo mas general es que esos documentos se distribuyan generalizadamente y la organización pueda perder el control de los mismos con los perjuicios que eso supone. El mismo caso se nos puede dar con los documentos físicos en papel en cuyo caso además tenemos que digitalizarlos pero...¿Por que?
- Asegurar la privacidad de los negocios
No hay que explicar el riesgo actual de la fuga de datos. Desde la violación y usurpación de los mismos con el fin de reportar daños a la reputación de la compañía hasta el simple espionaje industrial y comercial. El otro gran riesgo es el simple y clásico "extravio" ¿ nunca habéis perdido un papel? Claro que si, como todo el mundo, pero saber que puedes volver a buscarlo a un repositorio siempre es efectivo y tranquilizador. Me complace observar como la tecnología nos ayuda esto, disponiendo de equipos de escanner con filtro de doble hoja o fiables en evitar atascos.
SOLPHEO NOS APORTA:
Controlar y garantizar que se está trabajando con la versión correcta
Compartir información con Solpheo permite garantizar que todos los usuarios están trabajando con la última versión del documento.
Cumpliendo en todo momento normativas y políticas de seguridad.
- Mejora de la productividad
30 minutos es el tiempo medio que dedicábamos a buscar documentos físicos, si, cuando teníamos pilas de papeles en nuestras mesas y ese documento "justo" ese no aprecia hasta tres días después donde no lo habías buscado. Aquellos que hemos perdido y encontrado el DNI en la pantalla de la copiadora sabemos de que hablamos. La transformación digital es un reto y por tanto disponer de practicas de digitalización y de software adecuado nos permite reducir tiempos en búsquedas desde administrativos hasta ejecutivos, en tiempo y lugar, aportando valor ante el desafío de la trasformación digital.
SOLPHEO NOS APORTA PRODUCTIVIDAD:
Conexión directa de la MFP con el Cloud
Gracias a la integración del embebido con la tecnología de Solpheo se facillita al usuario gestionar la documentación en la MFP de forma directa.
- Permite Escanear desde el equipo multifuncional directamente a los espacios de Solpheo (sDrive del usuario, una carpeta en favoritos o cualquier espacio de trabajo en el que participe).
- Permite crear carpetas en cloud desde el propio display de la MFP
Gracias a la integración del embebido con la tecnología de Solpheo se facillita al usuario gestionar la documentación en la MFP de forma directa.
- Permite Escanear desde el equipo multifuncional directamente a los espacios de Solpheo (sDrive del usuario, una carpeta en favoritos o cualquier espacio de trabajo en el que participe).
- Permite crear carpetas en cloud desde el propio display de la MFP
- Creación de espacios de trabajo para trabajar en equipo
- Información actualizada gracias al muro y a las notificaciones
- Trabajo colaborativo con equipos, comentando sobre los documentos y adjuntando información adicional que se requiera.
- Información actualizada gracias al muro y a las notificaciones
- Trabajo colaborativo con equipos, comentando sobre los documentos y adjuntando información adicional que se requiera.
- Mejora de la experiencia del cliente
Estamos en la era digita donde además de SER hay que DEMOSTRAR. El flujo de información, la comunicación interna y externa es VITAL para que toda la organización pueda brindar al cliente la respuesta correcta en el momento adecuado. Acceder a la información precisa y correcta protegiendo la privacidad es fundamental para mejorar la percepción del cliente en esa experiencia.
SOLPHEO NOS APORTA PROFESIONALIDAD:
Compartir con personal externo Con un simple click podemos compartir ficheros o carpetas enteras con personas ajenas a nuestra organización.
Establecimiento de acceso y permisos mediante autenticación.
Reducir tráfico de red y la pérdida de control del contenido evitando envíos grandes de mail.
- Evitar errores
La capacidad de tomar decisiones instantáneas en la era de la IT, los DashBoard, los algoritmos y la IoT, implica acceder a información correcta en tiempo real. Esto a su vez depende de compartir información de manera rápida y segura. La migración digital no habrá terminado hasta que los controles de documentos y los flujos de trabajo no lo sean. Disponer de una herramienta adecuada de gestión documental reduce significativamente el numero de problemas de operatividad que implican los documentos.
SOLPHEO NOS APORTA:
Trabajo offline y online
Si un documento ha sido modificado se creará una versión del documento, lo que da al usuario la tranquilidad de tener siempre la última versión activa y controlada sin perder las versiones anteriores.
