Racionalización de los flujos de trabajo documentales

Un workflow (en castellano, flujo de trabajo) es un conjunto de secuencias de pasos o actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo.

Kyocera lanza una solución de identificación biométrica facial para agilizar el proceso de contratación online

La nueva plataforma facilita al cliente la firma electrónica y la captura de datos biométricos (rostro) en sus propios dispositivos para realizar un proceso de contratación con total validez jurídica
 

• Las organizaciones pueden hacer uso de la forma más sencilla de un sistema que les permitirá reducir tiempos de gestión, suministrar servicios al cliente con inmediatez, abrir nuevos canales de venta para clientes finales, y, en definitiva, optimizar y digitalizar sus procesos

 

• Además de los beneficios para el cliente final, la tecnología biométrica ayuda a las propias compañías a combatir las posibles acciones fraudulentas o robos de identidad

 

La tecnología de impresión avanza a pasos agigantados - y no lo parece -

Buenos dias estimados seguidores, hoy me lanzo sin filtros a tratar un tema que confirma aquel clasico de "quien menos nota los cambios es aquel que vive dentro de ellos". Hoy hago un ejercicio de retrospectiva y lo afirmo de nuevo ¡ la tecnología de impresión avanza a pasos agigantados !, hasta el punto que cada vez es más fácil quedarse atrás y dejar de ser competitivo.

Impresoras ¿ Realmente son dificiles de usar?

Buenos días estimados lectores, todos conocemos el video de "Office Space", donde los trabajadores de una oficina descontentos destrozan su impresora en pleno campo. Esta "terapia" poco recomendable procura a los usuarios cierto placer y les ayuda a sentirse mejor, pero deja una imagen de las impresoras negativa ante su "amigabilidad".

Cuatro razones para priorizar la gestión y digitalización de documentos

Buenos días estimados lectores. Hoy voy a escribir sobre gestión documental concretamente sobre una herramienta que esta de moda en la gestión de las empresas y quiero explicar brevemente por que debemos de tenerla en nuestro día a día.

Nuestras empresas trabajan - trabajamos-  con diferentes tipos de archivos que se deben conservar para aprovechar y proteger los datos que contienen, bien por motivos legales, financieros, comerciales, ya sea para temas de investigación, innovación y desarrollo de nuevos negocios o por contener información delicada y confidencial.

En algunos casos los referidos documentos nunca llegan a ser impresos, pero lo mas general es que esos documentos se distribuyan generalizadamente y la organización pueda perder el control de los mismos con los perjuicios que eso supone. El mismo caso se nos puede dar con los documentos físicos en papel en cuyo caso además tenemos que digitalizarlos pero...¿Por que?

- Asegurar la privacidad de los negocios

No hay que explicar el riesgo actual de la fuga de datos. Desde la violación y usurpación de los mismos con el fin de reportar daños a la reputación de la compañía hasta el simple espionaje industrial y comercial. El otro gran riesgo es el simple y clásico "extravio" ¿ nunca habéis perdido un papel? Claro que si, como todo el mundo, pero saber que puedes volver a buscarlo a un repositorio siempre es efectivo y tranquilizador. Me complace observar como la tecnología nos ayuda esto, disponiendo de equipos de escanner con filtro de doble hoja o fiables en evitar atascos.

SOLPHEO NOS APORTA:

Controlar  y  garantizar  que  se  está  trabajando  con  la  versión correcta

Compartir información con Solpheo permite garantizar que todos los usuarios están trabajando con la última versión del documento.

Cumpliendo en todo momento normativas y políticas de seguridad.  

- Mejora de la productividad

30 minutos es el tiempo medio que dedicábamos a buscar documentos físicos, si, cuando teníamos pilas de papeles en nuestras mesas y ese documento "justo" ese no aprecia hasta tres días después donde no lo habías buscado. Aquellos que hemos perdido y encontrado el DNI en la pantalla de la copiadora sabemos de que hablamos. La transformación digital es un reto y por tanto disponer de practicas de digitalización y de software adecuado nos permite reducir tiempos en búsquedas desde administrativos hasta ejecutivos, en tiempo y lugar, aportando valor ante el desafío de la trasformación digital.

SOLPHEO NOS APORTA PRODUCTIVIDAD:

Conexión directa de la MFP con el Cloud
Gracias a la integración del embebido con la tecnología de Solpheo se facillita al usuario gestionar la  documentación en la MFP de forma directa.

-  Permite Escanear desde el equipo multifuncional directamente a los espacios de Solpheo (sDrive del usuario, una carpeta en favoritos o cualquier espacio de trabajo en el que participe).
-  Permite crear carpetas en cloud desde el propio display de la MFP

-  Creación de espacios de trabajo para trabajar en equipo
-  Información actualizada gracias al muro y a las notificaciones
- Trabajo colaborativo con equipos, comentando sobre los documentos y adjuntando información adicional que se requiera.

- Mejora de la experiencia del cliente

Estamos en la era digita donde además de SER hay que DEMOSTRAR. El flujo de información, la comunicación interna y externa es VITAL para que toda la organización pueda brindar al cliente la respuesta correcta en el momento adecuado. Acceder a la información precisa y correcta protegiendo la privacidad es fundamental para mejorar la percepción del cliente en esa experiencia.

SOLPHEO NOS APORTA PROFESIONALIDAD:

Compartir con personal externo Con un simple click podemos compartir ficheros o carpetas enteras con personas ajenas a nuestra organización.

Establecimiento de acceso y permisos mediante autenticación.

Reducir  tráfico  de  red  y  la  pérdida  de  control  del  contenido evitando envíos grandes de mail.

- Evitar errores

La capacidad de tomar decisiones instantáneas en la era de la IT, los DashBoard, los algoritmos y la IoT, implica acceder a información correcta en tiempo real. Esto a su vez depende de compartir información de manera rápida y segura. La migración digital no habrá terminado hasta que los controles de documentos y los flujos de trabajo no lo sean. Disponer de una herramienta adecuada de gestión documental reduce significativamente el numero de problemas de operatividad que implican los documentos.

SOLPHEO NOS APORTA:

Trabajo offline y online

Si un documento ha sido modificado se creará una versión del documento, lo que da al usuario la tranquilidad de tener siempre la última versión activa y controlada sin perder las versiones anteriores.

Acceso In Time desde dispositivos móviles.








MAS INFORMACION SOBRE SOLPHEO LITE



¿ Cuanto tiempo te dura tu impresora?

El 75% de las empresas las mantien cinco años o mas.

Las organizaciones hoy en día se aferran a la tecnología durante más tiempo, y los periféricos de impresión se encuentran entre los de mayor durabilidad. Los fallos de hardware son los que les llevan a reemplazar su equipamiento obsoleto, seguidos de la caída del rendimiento.

Como convertir tu equipo multifunción en una fuente de negocio.

Los equipos multifunción nos permiten acceder a las nuevas tecnologías en nuestra empresa, ahorrar costes en inversiones y mejorar el flujo de información.

Guía para imprimir desde tu móvil

Imprimir desde un móvil nos puede salvar de cualquier apuro. Parece complicado, pero es mucho más sencillo de lo que parece a simple vista. Con estos pequeños trucos tú también podrás imprimir desde cualquier lugar.

Servicios de Impresion Gestionados

El estudio de Quocirca para 2017 indicaba que cada vez más empresas invierten en servicios de impresión gestionados (MPS), especialmente la industria financiera y la de servicios profesionales, que son las que piensan aumentar más su partida de gasto en este ámbito, un 50% en el caso del sector financiero y un 60% en el de los servicios profesionales.

Servicios gestionados de impresion

Tras varios años de travesía en el desierto el mercado de impresión parece que empieza a crecer, ¿cuál es la evolución de su negocio este año y cómo observa la evolución del mercado?

El negocio de la impresión en europa se eleva un 4%

La estrategia de enfocarse en servicios está funcionando en el mundo de la impresión.

Mientras el nivel de equipos vendidos ha decaído, los ingresos del sector en Europa Occidental han aumentado un 4%, según el análisis de IDC. Una tendencia a la baja en unidades que se da desde casi principios de 2015.

Durante el primer trimestre de 2017, la venta de equipos de impresión y multifunción cayó un 0,9%. Así se vendieron algo más de 5 millones de impresoras. Los ingresos crecieron gracias a la elevación del valor de los equipos láser. Concretamente, lo hicieron un 5,4% mientras los modelos de inyección de tinta crecieron en valor un 4,3%.

En este periodo los envíos de impresoras de inyección cayeron un 14% en el área profesional. El volumen de las multifunción también descendió un 12,9% siendo este nicho el 90% del segmento corporativo. No obstante, dentro del segmento las opciones de A4 -casi el 74% del segmento- y A3 incrementaron su ratio de precio un 1,8% y un 9,1%, respectivamente.

La consultora desglosa datos más locales de países europeos como Alemania, Francia y Reino Unido. Salvo el territorio francés, las otras dos potencias del Viejo Continente vieron descender el negocio de impresión.

Aunque el negocio profesional descendió en términos generales, el valor continuó aumentando números. Justo la tendencia hacia la que están yendo todos los fabricantes del sector. Un dato positivo que demuestra que más allá del hardware, estamos en la era de las soluciones.

Quocirca nombra a Ricoh, por quinto año consecutivo, como uno de los líderes del mercado mundial de Servicios de Impresión Gestionados

La firma destaca el liderazgo de Ricoh, basado en “su maduro portfolio de servicios”, “las sólidas capacidades de entrega mundial” y “su amplio foco en los servicios TI y en la automatización de procesos de negocio”

Madrid, 5 de agosto de 2016 - Ricoh ha anunciado que se mantiene, por quinto año consecutivo, entre los líderes del Mercado de Servicios de Impresión Gestionados, de acuerdo con el informe “Managed

Escanner y gestión documental: Las extensiones de PDF. Parte II

Buenos días, como ya indique en el post anterior, PDF da para un solo post y voy a intentar ser conciso y resumir.

Como ya dije en el post anterior, PDF es una extensión de archivo de un formato propietario perteneciente a la empresa norteamericana Adobe.

Sin embargo,

Escanner y gestión documental: Las extensiones de PDF. Parte I

Hola estimad@s seguidores, hoy toca un tema de verano ligerito pero no por ello menos importante. A tenor de las consultas que me hacéis y de las expectativas que tenéis al adquirir un equipo multifunción, he llegado a la conclusión de explicar en un solo post ( bueno serán dos) las características de las extensiones de formato que aparecen en los distintos catálogos.

La primera característica dice Scan TIFF, JPEG, PDF y si el equipo es bueno además incluye XPS, ooXML, ya pero ¿ que es cada cosa?

Dejaremos el PDF para el próximo post, basta de momento decir que PDF es una extensión de archivo de un formato propietario perteneciente a la empresa norteamericana Adobe.

Una extensión de archivo es la parte final del nombre del archivo, que aparece después del punto. Por ejemplo: archivo.PDF, manual.PDF

Formato propietario significa que el formato en el que se guardo el archivo no puede ser utilizado libremente, esto quiere decir que depende de la autorización de la empresa propietaria.

"Conduent" la nueva marca de Xerox

El nombre Conduent se inspira en la experiencia de la nueva compañía en la conexión de los clientes y sus

Gestión documental: ¿ que es un Flujo de Trabajo?

Estamos cansados de escucharlo, leerlo, pero ¿ que es un flujo de trabajo cuando hablamos de gestión documental?

 

Un flujo de trabajo se describe como una serie de tareas que producen un resultado. Aquí es cuando decís todos...¡ OLEEE! ¡este chaval se ha cubierto de gloria jajajajaja!...pero es que es eso, ni mas ni menos.

 

En el contexto de Gestión Documental, un flujo de trabajo se define más concretamente como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden utilizarse para administrar coherentemente los procesos comunes de una organización y permiten a ésta adjuntar la lógica empresarial a los documentos o elementos de un archivo de carpetas o biblioteca según el proveedor. La lógica empresarial es básicamente un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que tienen lugar en un documento o elemento.

 

 

 

El fin ultimo es simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Es decir, lo mismo que hacemos en cualquier empresa pero sin " perder los papeles" pues todo el proceso se desarrolla de manera digital.

 

Un ejemplo, agregar a una biblioteca de documentos un flujo de trabajo que distribuya un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor del documento inicia este flujo de trabajo en un documento de la biblioteca, el flujo de trabajo crea las tareas de aprobación de documentos, se las asigna a los participantes del flujo de trabajo y, a continuación, envía alertas de correo electrónico a los participantes con instrucciones para la tarea y un vínculo al documento que deben aprobar. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que se ha completado.

 

Soy consciente de que explicar esto es un poco pesado, pero si realmente estáis interesados, os recomiendo ver este video donde explica perfectamente como crear un flujo de trabajo en iPortalDoc.