La oficina sin papeles es un concepto casi de ciencia ficcion entonces que se introdujo en la década de 1980, cuando los ordenadores personales, hicieron su aparición en el lugar de trabajo. El término se utiliza para describir la oficina del futuro, un papel que requiere poco o nada para hacer negocios. En lugar de papel, la oficina sin papel podría utilizar la tecnología moderna para lograr todos los mismos objetivos. Teoricamente se imagino un mundo completamente sin papel, la nueva teoría detrás de las oficinas sin papel prevé residuales conciencia y trata de convertir documentos en papel, tanto en formato digital como sea posible. Tambien es cierto que muchos intereses comerciales estan detras de este concepto.
EL usuario de la oficina sin papel se esfuerza en utilizar siempre la tecnología para disminuir la necesidad de papel. Las facturas y recibos se transforman fácilmente en formato PDF. Los archivos se guardan con un sistema de archivo electrónico o gestion documental. Tablets y smartphones se utilizan en lugar de una hoja de papel. Faxes electrónicos se envían al igual que los correos electrónicos. Los recibos, facturas y recibos se envían por correo electrónico y los archivos comprimidos se analizan y copia de seguridad en equipos con capacidades de almacenamiento masivo. Todo muy bonito....en teoria.
Mientras que una oficina tradicional está lleno de escritorios, armarios, archivadores, carpetas, estanterías, impresoras de tamaño comercial y fax, una oficina sin papeles podrían funcionar con un escritorio, una silla y el ordenador. Una oficina sin papel permite ahorrar dinero en impresión, sobres, franqueo y tinta. También aumenta la productividad porque los empleados no están yendo y viniendo a las impresoras, máquinas de fax y archivadores. El espacio es, obviamente, salvo en el entorno de la oficina y el intercambio de información se completa con un solo clic de un botón.En la practica todos sabemos que esto no solo no se ha conseguido, ademas estamos realmente lejos de ello.
Las ventajas, una oficina sin papel es en teoria mas sostenible con el medio ambiente y ofrece una mayor seguridad para la documentación. Debidamente protegidos por los sistemas de información permiten la recuperación más fácil después de los desastres y de fuera del sitio de acceso les da una mayor utilidad que los tradicionales generadores de papel oficinas. La realidad nos dice que una caida de suministro de energia o datos nos dejaria completamente fuera de juego.
El paso de una oficina tradicional a una oficina sin papel no se lleva a cabo rápidamente. Las compañías pueden comenzar a través del intercambio de información interna digitalmente o solicitar facturación correo electrónico en lugar de las facturas en papel. La expansión del sistema puede incluir el scanneado y digitalizacion de años de viejos archivos en los sistemas de presentación electrónica. El costo inicial puede ser alto, en formación y la adquisición de hardware y software en un momento economico cuando menos poco adecuado, si bien a las grandes empresas les reportan ahorros a largo plazo que compensa con creces el gasto inicial, especialmente prescindiendo de personal, las pymes de este pais no pueden permitirse esta inversion.
Aunque primeros desarrolladores informáticos confiaban en los sistemas informaticos fácilmente supondrian una reducción inmediata de la cantidad de papel utilizado, el consumo de papel en realidad se dispararo en la medida que más y más tuvieron acceso a PC´s e impresoras. Debido a que los ordenadores han hecho la producción de documentos mucho más sencillo que con las máquinas de escribir, más copias se pueden hacer. Los documentos también se pueden enviar por correo electrónico, impresión y copiado por el destinatario. Muchas personas simplemente se sienten más cómodos leyendo un papel impreso de una pantalla digital.
¿vamos por buen camino?
Para aceptar y abrazar la idea de la oficina digital, la gente tiene que cambiar sus hábitos en la utilización del papel. Para que los empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el desempeño laboral. Y como con todos los sistemas nuevos, hay una curva de aprendizaje, requiere tiempo para acostumbrarse y es posible que algunos empleados se resistan especialmente los mas veteranos. Es cuando toma importancia el entrenamiento y el coaching sobre los beneficios de la oficina computarizada para las tareas cotidianas de cada miembro de la empresa.
El mercado de las oficinas digitales ha explotado ( ose lo hara en breve) y la intensa competencia mueve los precios hacia abajo. Esta circunstancia hace que se democratice la tecnología, llegando finalmente a un punto en el que la oficina totalmente digital no sea más un sueño, sino algo al alcance de nuestras manos. Los nuevos lenguajes de programación y la web que sacan ventaja de la tecnología de bases de datos están ahora a la altura de la promesa de una oficina sin papeles. De la misma forma los equipos MFP son cada vez mas economicos y mas prestacionales, permitiendo la conversion papel-digital en tan solo segundos de forma facil.
Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel. Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de papeles está comenzando finalmente a emerger.
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