De la misma manera que utilizas el PIN para tu móvil con el fin de mantener la seguridad, los sistemas multifunción también cuentan con un modo de impresión segura diseñado para mantener la confidencialidad de tus trabajos.
Compartir impresora tiene sus ventajas...y sus riesgos. Las empresas cuentan con más de una impresora, una destinada a distintos departamentos o distintos objetivos, utilizada y compartida por todos los operarios, una situación que entraña riesgos, por la posibilidad de ocasionar confusiones, desorden, desperdicio de recursos y, en el peor de los casos, situaciones de riesgo, seguro que conoces la sensación de enviar a imprimir y no tener tu trabajo cuando llegas a la impresora por que alguien se lo llevo por error o lo que es peor, esas carreras por la oficina para llegar antes de que el documento confidencial este impreso.
En previsión de esto, tu equipo multifunción ( si es moderno) dispone de una solución fácil y práctica que permite maximizar los recursos personales y materiales de una empresa a la hora de imprimir: la impresión segura, que dependiendo de cada marca puede cambiar de nombre.
Esta función consiste en introducir un código numérico ( como un PIN) cada vez que nosotros mandemos algo a imprimir, el trabajo permanecerá retenido hasta que introduzcamos nuestro número personal en la máquina. Sólo en ese momento comenzará la impresión de tus documentos.
Las ventajas de este sistema son obvias tanto en la gestión de tiempo como en la reducción de riesgos. Con la utilización de la impresión segura, nos evitamos salir corriendo al MFP ( seguro en la impresión y para nosotros sobre todo si el equipo esta en la planta de abajo) seguro también por que evitamos dejar olvidada la nomina que cobra el empleado "agrio" de la oficina y que todos quieren conocer, por ejemplo. Estos errores aparte del riesgo, también generan perdidas económicas para las propias compañías, no solo por el consumo inútil generado en forma de consumible, papel, energía también en imagen medioambiental y ecológica, generando mas residuos innecesarios que reciclar. El otro motivo de ahorro es la confidencialidad en el momento actual con la nueva normativa de protección de datos personales, dejar los datos críticos contenidos en un documento, bien sean de clientes externo o internos puede traer mas de un disgusto a la empresa. ¿ cuantos documentos imprimes al dia que contienen datos personales, domicilio, numero de cuenta, etc de empleados, colaboradores o clientes? No es una buena idea que se queden abandonados en la bandeja de la impresora.
De manera que ya sabeis, buen verano y portaros bien.
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