Racionalización de los flujos de trabajo documentales

Un workflow (en castellano, flujo de trabajo) es un conjunto de secuencias de pasos o actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo.

En un workflow se define cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan y cuál es su orden correlativo. Es decir, qué tareas preceden a otras, cómo se sincronizan, cómo fluye la información de una tarea a otra y cómo se realiza el seguimiento al cumplimiento de esas tareas. 

La tendencia actual de las organizaciones es buscar la agilidad y la descentralización en las actividades administrativas y comerciales, y los workflow son una herramienta clave para conseguir estos objetivos.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y agilizar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, incluso permitiendo que se trabaje en equipo desde diferentes lugares.

La optimización de los flujos de trabajo de documentos también beneficia la sostenibilidad, al reducir la impresión innecesaria. Cada vez que un empleado envía accidentalmente un documento a la impresora incorrecta o imprime un documento a una cara cuando podría haber sido a doble cara supone un desperdicio. El primer paso para mejorar la eficiencia es obtener información sobre los comportamientos de impresión. ¿Son habituales los trabajos de impresión perdidos u olvidados? ¿Cuántas hojas de papel usa la mayoría de los empleados al año? ¿Cuál es la relación impresora-empleado?

La creación de un documento, tramitación y finalmente archivo o destrucción, requiere de varios participantes que realizan acciones sobre él en un período de  tiempo.

 

Mediante los workflows se consigue la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, pudiendo además asignar responsabilidades, procesos y tiempos.

Utilizando un gestor documental como herramienta, las empresas se aseguran de que un determinado documento llegue siempre a la persona adecuada, a través de la definición de acciones asignadas entre los participantes.

Los documentos que entran en un sistema de workflow documental dependen de los modelos corporativos de cada empresa, siendo los más habituales documentos como las facturas, los albaranes, las nóminas, notas de gastos y compras.

¿Qué procesos de workflow necesita mi empresa?

Pues como no puede ser de otra manera, depende de los procesos que existan en tu empresa y la forma en la que ésta desee automatizar el flujo de uso de los documentos.

Conocer si tu organización necesita sistemas de workflow en la gestión documental necesitas hacerte algunas preguntas del tipo:

¿Tenemos un proceso bien trazado y definido?
¿Nuestro proceso documental - aun no siendo digital - es eficiente?
¿Conocemos que provocar cambios produce mejoras?
¿Tienes claro en todo momento quién es el responsable de cada una de las tareas en los procesos de creación y gestión de documentos?
¿Todos los implicados en los procesos son conocedores de los procedimientos establecidos?

¿Qué ventajas tiene implementar workflows?

Principal y de inicio, la Automatización de tareas, evitando así la intervención del personal o reduciendola al máximo.

Control de la información: con estos procesos podremos saber dónde se encuentra la documentación durante todo su ciclo de vida, es decir, desde que se crea hasta que se archiva o se destruye. De la misma manera permite conocer la gestión entre distintas áreas de la empresa.

Reducir el tiempo de gestión: un workflow bien planificado reduce los tiempos de gestión de numerosos procesos.

Eliminación de costes asociados a la impresión: Al consolidar la impresión en menos dispositivos las organizaciones pueden ahorrar mucho en costes de energía. Las impresoras multifunción son útiles, ya que eliminan la necesidad de dispositivos de impresión, fax y copia independientes. Un empleado puede almacenar un trabajo de impresión hasta que se autentique en el dispositivo, puede reducir los trabajos abandonados y también mejorar la seguridad.