Mi experiencia profesional con los sectores relacionados con la judicatura en España, me llevo hace tiempo a la conclusión de reconocer que una masa critica importante de esos grandes profesionales que existen, trabajan en pequeños despachos, una realidad muy alejada de la judicatura sajona mostrada en las series y películas americanas.
Y este es un momento de cambios para todos, pero con los proyectos de ley y los sistemas y protocolos impuestos en el Ministerio de Justicia del gobierno de España, estos profesionales se encuentran en una adaptación que genera mas oportunidades y menos miedo que en otras ocasiones.
Evidentemente la presión competitiva, tanto económicamente como en plazos que ejercen los clientes en los abogados, obliga a esta oportunidad. La necesidad de dar lo mejor de nosotros mismos ha trascendido también a los servicios profesionales y les obliga a evolucionar, mejorar y proporcionar el mejor servicio a los clientes.
Trabajar aun con papel es una realidad, y probablemente uno de los problemas que tienen todavía los despachos jurídicos, pero la migración al documento electrónico es una necesidad.
Lo curioso de esto es que no son ajenos a las nuevas tecnologías. Utilizan smartphones, cuentas de email y servicios en la nube como cualquier otro profesional. Pero un pequeño despacho muy difícilmente disponga de gestor documental, pero todos ellos están perfectamente familiarizados con Lexnet.
Para la mayoría el archivo físico es un problema de espacio y tiempo, buscar documentos es un coste y perderlos o extraviarlos una realidad. Y sin embargo casi todos disponen de equipos de escaneado y envio, pero desconocen el estandard PDF para archivo de larga duración, y no tienen una solución de software que les permita mejorar la circulación, archivo o indexacion de los documentos.
Establecer procesos de flujo de documentos desde en el momento en que el cliente en la primera visita les proporciona los documentos, no va mas alla de fotocopiar y archivar. De esta manera disponen de las herramientas, pero no son conscientes de la facilidad que les supondría dar el siguiente paso en la mayoría de los casos. Un asesoramiento en este sentido es mas que eficaz y contribuir con el letrado en estructurar su servidor como archivo de documentos, crear este archivo en un formato oficial como el PDF/A la inserción de firmas digitales y sus ventajas
Estas labores que llevaban mucho más tiempo si el documento se encontraba en papel, le permiten ahora encontrar cualquier información en pocos segundos incluso desde una ubicación externa al despacho físico, la compatibilidad del formato además le permite visualizar el fichero independientemente de la aplicación que lo haya creado.
La otra gran preocupación de los servicios jurídicos reside en la seguridad pero ese es un tema a tratar aparte. Saber quién, cómo, cuándo y dónde es fácil, y para eso contamos con herramientas eficaces que nos dan toda la información en tiempo real y así nos ayudan a evitar la fuga de información.
Pero ese tema lo dejamos para el siguiente post.
