Hoy en día, cualquier tipo de proyecto suele conllevar una gran cantidad de información y documentación: propuestas, informes de las reuniones mantenidas, requisitos funcionales, necesidades del cliente, planes de pruebas, especificaciones de diseño, guías de usuario, guías de instalación, manuales de formación, notas de prensa, resúmenes de servicios, folletos de Marketing, notas de la versión o modelo del producto, etc. Además, todos estos documentos suelen actualizarse varias veces a lo largo de un mismo proyecto. Con un volumen tan importante de información, tanto digital como en formato papel, está claro que un proceso optimizado de gestión documental y un control adecuado son necesarios para conseguir un enfoque coherente y probado, y poder asegurar la calidad de la documentación.
Aunque muchas compañías pasan directamente a la búsqueda e implementación de un software de gestión documental, no es tan sencillo optimizar los procesos de una empresa. Un software adecuado que se adapte a las necesidades de la organización no es suficiente. Se debería empezar desde cero. Es decir, antes de implementar algún sistema documental, la empresa necesita tener el control sobre los procesos involucrados mediante una política de gestión adecuada.
De esta manera, con una documentación controlada desde la base, una empresa se asegura de que sólo se utilice y publique información válida y actualizada, podrá limitar el acceso a información clasificada a aquellas personas que realmente necesiten hacer uso de ella y evitará que se desaprovechen recursos valiosos en el manejo de información de menos importancia, entre otros.
En este sentido, es necesario remarcar que, lejos de crear más trámites burocráticos, tener la documentación corporativa bajo control significa regular los procesos de desarrollo, aprobación, emisión, cambio, distribución, mantenimiento, uso, almacenamiento, distribución y seguridad de los documentos. Y para tener la documentación controlada, hace falta comenzar por definir una estrategia, crear un proceso que se adapte a esa estrategia y ponerlo en práctica.
Definir una estrategia de gestión de documentos
Una estrategia de gestión de documental debería ser respaldada por un procedimiento que defina los procesos que intervienen en el desarrollo de documentación. Este procedimiento varía de una compañía a otra, pero suele incluir los siguientes puntos:
- Planificación de nueva documentación: presupuestos, autorización, definir la necesidad real, etc.
- Preparación de documentos: quién los redacta, cómo son redactados, los convenios para pruebas, diagramas, formularios, etc.
- Normas para el formato y contenido de documentos, formularios y diagramas.
- Convenios de identificación de la documentación.
- Convenios en cuanto a la fecha usada: fecha de emisión, fecha de aprobación o fecha de distribución.
- Revisión de documentos: quién los revisa.
- Aprobación de documentos: quién los aprueba y cómo se da la aprobación.
- Impresión y publicación: quién la realiza y quién la controla.
- Distribución de documentos: quién la decide, quién la realiza y quién la controla.
- Uso de los documentos: limitaciones y copias no autorizadas.
- Revisión de peticiones de cambio: quién las aprueba y quién implementa el cambio.
- Cómo indicar los cambios: nuevas ediciones, subrayado, anotaciones en el margen, etc.
- Modificación de documentos ya emitidos: instrucciones y estado.
- Indexación de documentos.
- Seguridad de los documentos, para casos de modificaciones no autorizadas, copias, virus, incendio y robo.
- Almacenamiento de documentos: originales, copias y borradores.
La mayoría de estos procesos pueden ser automatizados por un software de gestión documental adecuado. Sólo las tareas que se harán manualmente, por empleados de la empresa, deberían ser definidas de manera detallada en un procedimiento.
Definir un procedimiento de gestión documental – algunas pautas
Al definir un procedimiento de gestión de documentos, es importante identificar primero aquellos empleados que formarán parte de los procesos correspondientes. Son aquellos que crean los documentos, las personas que revisan los documentos – normalmente expertos en la materia – y también las que aprueban la versión final.
La revisión de los documentos es vital, ya que garantiza que la información sea revisada por las personas indicadas y que sus comentarios se tengan en cuenta. Por otra parte, la definición de una política para la aprobación de documentos en un proceso de gestión documental es igual de importante, ya que implica que las personas autorizadas para este fin se han puesto de acuerdo en el contenido del documento antes de que sea publicado.
Otro aspecto a tener en cuenta en un sistema de gestión documental es que cada cambio en el documento debe reflejarse en el número de revisión. Parece lógico, pero se cometen muchos errores en la edición y el envío de documentación por desconocer si se trata de la última versión. En este sentido, es muy importante garantizar que todos los cambios se identifiquen correctamente a lo largo del documento, mediante anotaciones de cambios en el margen, subrayado, etc. Asimismo, al evaluar los cambios, es necesario evaluar el impacto de cada cambio solicitado en otras áreas.
Por último, cabe destacar que la información debe almacenarse en un servidor de gestión documental al que tengan acceso todos los usuarios. Para mantener la seguridad de la documentación, se deben configurar los permisos de los usuarios en base al perfil individual de cada uno.
En resumen, podemos decir que un procedimiento de gestión documental bien definido ahorrará tiempo y esfuerzo, y mejorará la calidad de los documentos. Optimizar la gestión documental no sólo significa implementar un buen software, sino que hace falta empezar con la regulación de todos los procesos implicados - desarrollo, aprobación, publicación, etc. - para mejorar la calidad.
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