¿Digitalizar o no digitalizar? Esa es la cuestión.

La digitalización de documentos resulta, además de necesaria, una inversión con futuro.
 

 

Lo se estimados lectores, muchas empresas lleváis tiempo tratando la misma cuestión, LA CONVENIENCIA DE LA DIGITALIZACION
de documentos. Como suele ocurrir en estas cosas, el paso del tiempo y el retraso de toma de la decisión afecta negativamente al resultado final y al coste de la oportunidad, mientras los papeles se acumulan y los documentos, cada vez mas cuantiosos se amontonan. El caso es que en una Pyme se suele asociar la gestión documental a la famosa "oficina sin papeles" o al escaneado de documentos, y no se suele contar con visión estratégica para gestionar este punto tan importante de la empresa.

Es obvio a estas alturas que el ciclo de vida del documento ha cambiado, producción, captura, almacenamiento, administración y distribución. Los documentos son elementos clave del negocio, y gran parte del tiempo de trabajo se invierte en buscar, crear, editar, firmar o trasladar documentación.

Las ventajas obvias de otra forma en la implementación de un proceso de digitalización se manejan desde el ahorro de costes, el aumento de la productividad de los empleados y colaboradores permitiendo la deslocalización y la colaboración, disponer de una mayor seguridad en la documentación al poder configurar los accesos de trabajo.

AHORRO DE COSTES.-

Cualquier oficina tiene en este momento la optimización de sus costes como tema principal en la reducción de los mismos y esto pasa directamente por la digitalización de documentos. Desde el famoso libro blanco de IDC hasta el estudio de Andersen Consulting y Gartner realizado para la U.E. muestran unos costes de almacenamiento de papel con una media que supera los 6€ ( mucho me parece a mi) pero no es tan descabellado si tenemos en cuenta el precio del metro cuadrado de alquiler en una céntrica oficina como para dedicar una o varias salas al fin de custodiar internamente los documentos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION CRITICA.-

El primer requisito indispensable a la hora de establecer una estrategia de gestión documental consiste en decidir que se debe y que no se debe de escanear, solo los documentos que resultan críticos para la continuidad del negocio deben recibir este trato. la segunda cuestión es en que orden hacerlo, comenzando por los mas recientes desde el punto cero y añadiendo por prioridades los mas utilizados, los mas antiguos y por ultimo los mas expuestos a posible deterioro. Esto permite acceder en tiempo real a múltiples usuarios y posibilita al administrador del sistema establecer privilegios a cada usuario. De igual manera el documento puede ser enviado a través de sistemas de información ( eMail, impresión, SMB, aplicaciones "nube", etc) evitando retrasos y aumentando la eficacia y productividad.

LA PRODUCTIVIDAD.-

Y como una cosa lleva a la otra, el aumento de la productividad en los empleados y por tanto en la propia compañía ( según la comunidad global de profesionales de la información) que nos indica que el tiempo medio dedicado por una persona a buscar 8 que no a encontrar) un documento es de 50 minutos al día, en esa sala de archivo antes mencionada e infrautilizada. La conclusión final es la perdida de imagen de la empresa - quien no ha escuchado alguna vez ¿pues como estarán ustedes que no encuentran la copia de mi contrato? - y por ello la toma de decisiones apresuradas, casi siempre incorrectas y con una repercusión económica en la cuenta de explotación de la compañía.

SOSTENIBILIDAD.-

Ahorrar papel sin duda tiene un doble efecto por un lado el ahorro económico y por otro el respeto al medio ambiente. Según Telefónica en un estudio interno, un empleado utiliza 10.000 hojas/año ( muchas me parecen a mi) ya que representan 41 hojas diarias. Si esta cifra se traslada al total de trabajadores, podremos entender el doble efecto señalado.

En conclusión, DIGITALIZAR SI, pero con una estrategia definida y orientada a mejorar productividad y procesos, por que dejar de imprimir, de momento, lo veo difícil.

 

Portaos bien, por favor.