Gestion Documental: Captura de documentos en papel.

En 1995 mantenía una de esas tediosas reuniones de producto con Canon , el entonces Gerente de Valladolid Paulino Cortijo se dedicaba, mientras comíamos en el Olid (siempre he considerado de mala educación hablar de negocios mientras se come)  a transmitirme la nueva revelación que había recibido: “ en menos de diez años, el papel habrá desaparecido y solo trabajaremos con formatos electrónicos”…y se quedo tan ancho!.

Mucho han cambiado las cosas y pese a ello seguimos trabajando con papel, imprimiendo correos innecesarios y necesarios, generando documentaciones que reimprimimos una y otra vez e incluso recibiendo en nuestros smartphones documentos que podemos plasmar en papel con relativa facilidad. En definitiva estamos inmersos en una evolución tecnológica que nos ha transmitido la idea del papel como un obstáculo ya superado.

Y sin embargo cualquiera de nosotros que tenga asuntos con la administración de justicia, adquiera un seguro de algún tipo, o realice un trámite municipal de registro, se dará cuenta del problema. En el grafico anterior podemos ver a Belgica como el segundo país en consumo de papel por habitante, detrás de EE.UU ¿Cuál es la causa? Fácil de explicar, Bruselas es la capital de la U.E. y la gestión administrativa dispara esa estadística.

Entonces ¿ CUAL ES LA SOLUCION PARA PASAR DEL PAPEL FISICO AL DIGITAL? Obviamente la gestión digital de los documentos, implica la creación de los mismos en formato digital o la conversión de los que ya tenemos en papel a formato digital. Es aquí donde surge el mas importante de los puntos la CAPTURA DE DOCUMENTOS.

Mi experiencia con los clientes me lleva resumir el “via crucis” de la gestión documental en estos tres puntos:

-          ARCHIVO DE PAPEL, la mayoría de los clientes despilfarran espacio y dinero en habitaciones dedicadas a archivo de papel, que son pagadas a precio de despacho. ¿ por que tener 30, 50 ó 100 mts de oficina destinados a archivo cuando podemos aprovechar este espacio para sala de juntas, recepción o creación de despachos? ¿ como me ayuda a esto la gestión documental?

 

-          DESAPARICION DE DOCUMENTOS, en 2003 Xerox encargo un estudio a IDC, que estableció los tiempos de búsqueda de documentos en una oficina media. Hoy en día todos sabemos que encontrar un documento en papel cuando no esta en su sitio es casi imposible. Al final el dia que no lo necesitamos y que no lo buscamos aparecerá traspapelado en otra carpeta. Siguiendo la Ley de Murphi, las posibilidades de que se traspapele son directamente proporcionales a la necesidad que tengamos de ese documento.

-          EL COSTE HUMANO Y ECONOMICO de gestionar un documento ¿Cuál es el coste de un ejecutivo buscando personalmente un documento y que después de media hora de prisas y estress, además no lo consiga? Digitalizar el archivo actual en papel ¿ me supone contratar una persona mas?...mira, esto lo acaba haciendo el becario o el de practicas, es la respuesta mas habitual,  para que lo haga el becario necesitas una herramienta potente, con OCR integrado que te permita indexar automáticamente los documentos con independencia del usuario que los escaneé.

La mayoría de las ofertas que llegan que llegan a mis clientes finales, pasan por un vendedor de fotocopiadoras que le dice que su máquina escanea y poco mas. Lo que consigue así el cliente es colapsar su ordenador y/o servidor llenándolo de imágenes en alta resolución que no le sirven de mucho y acaba teniendo el mismo caos en papel y en digital.

Los profesionales de la reprografía deben de ofrecer además de una maquina eficaz una solución concreta a los problemas de un empresario que no sabe ( ni debe de saber) de esta tecnología, pero que si tiene una serie de problemas a los que podemos aportar una solución “llave en mano”. Asi evitamos encontrar clientes con miles de imágenes escaneadas pero incapaces de indexarlas, relacionarlas y mucho menos buscarlas para recuperarlas.

En definitiva, la captura de documentos pasa por ser la parte mas importante de la gestión documental, pero tiene que ser FACIL, permitir CLASIFICAR, ser capaz de EXTRAER y EXPORTAR datos desde los documentos de papel. INDEXAR automáticamente y gestionar la subida de lotes de distintos documentos.

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