Office Insights 2013, el papel no se reduce en las oficinas

Canon presenta, por medio de un analista independiente, el informe europeo Office Insights 2013 sobre tendencias tecnológicas en entornos de oficina

Solo el 24 % de los empleados europeos conoce todas las funcionalidades que le ofrece la tecnología de su oficina

7 de noviembre de 2013 – Canon ha presentado las conclusiones de un estudio europeo independiente sobre tendencias tecnológicas en entornos de oficina europeos, Office Insights 2013, en el que, la compañía líder mundial en soluciones de imagen, identifica una clara desconexión entre quienes toman las decisiones de compra de TI y las necesidades reales de los usuarios finales, algo que amenaza con limitar el valor a largo plazo de las inversiones tecnológicas.

Entre otras conclusiones, el estudio resalta que, a pesar del esfuerzo realizado para reducir el uso del papel, los documentos impresos y electrónicos siguen siendo un elemento central en los procesos de trabajo. No obstante, la forma en la que los empleados desean crear y gestionar estos documentos está cambiando, debido a factores como la creciente flexibilidad en los entornos de trabajo, la conectividad móvil y la utilización de dispositivos móviles personales para usos profesionales (BYOD).

Estos son algunos de los datos más significativos del estudio:

• Uno de cada tres usuarios no podría trabajar sin impresora, escáner o fotocopiadora.
• El 47 % de los usuarios finales reconoce que producir documentos de alta calidad y apariencia atractiva es un factor de éxito clave en su organización, ya que un tercio de los documentos impresos se comparte con los clientes.
• Dos de cada cinco usuarios destacan el valor de la impresión móvil y desean utilizar sus propios dispositivos móviles para fines profesionales. Sin embargo, aún son una minoría las organizaciones que equipan a sus empleados con smartphones (20 %) o tablets (9 %), aunque resulten críticos para realizar su trabajo.
• A pesar de que dos tercios de las organizaciones trabajan con documentos sensibles o confidenciales, un 79 % utiliza impresoras accesibles a terceros no autorizados.
• Menos de un 5 % de los responsables de la toma de decisiones tiene en cuenta la seguridad como factor clave al elegir un hardware de impresión, copia o escaneado.
• Solo el 24 % de los usuarios finales considera que conoce todas las funcionalidades que le ofrece la tecnología de su oficina.
• El 51 % está interesado en recibir formación para aprovechar mejor sus impresoras y equipos multifunción.

Falta de comunicación entre compradores y usuarios de tecnología

Los usuarios finales y los responsables de la toma de decisiones esperan lo mismo de la tecnología: mayor productividad, capacidad para trabajar de forma más inteligente y con mayor rapidez, y la tranquilidad de manejar flujos de trabajo seguros y fiables.

Sin embargo, la investigación revela que, en demasiadas ocasiones, los empleados son excluidos del proceso de selección de la tecnología, a pesar de que su opinión y experiencia resulta crítica para un óptimo aprovechamiento de las inversiones. Así, mientras que los empleados desean dispositivos con una rica funcionalidad –que les permita la conversión de documentos, la impresión y escaneado móvil y una mayor seguridad-, los responsables de la toma de decisiones suelen centrarse en la rentabilidad. Los costes de adquisición, por tanto, suelen jugar un papel decisivo frente a otros aspectos como la calidad o la idoneidad de los equipos para los flujos de trabajo de la organización.

Ante esta situación, Canon ofrece a las organizaciones cuatro recomendaciones básicas:

• Revisar en profundidad las prácticas de trabajo y necesidades de los usuarios finales.
• Implicar a los usuarios finales en el proceso de toma de decisiones sobre la compra de nuevos equipos.
• Formar a los usuarios en las herramientas tecnológicas y gestión documental.
• Garantizar un intercambio continuo de opiniones y conocimientos con los usuarios finales.

“La división que existe actualmente dentro de las organizaciones entre quienes compran y quienes utilizan la tecnología puede acabar siendo perjudicial para la productividad de todo el negocio”, declara Marco Aurelio Losas, Director de Customer & Channel Marketing de Canon España. “Para acabar con esta separación y garantizar un óptimo aprovechamiento de las inversiones de TI, los usuarios finales deben tener una mayor influencia en el proceso de compra. Cada organización debe conocer las necesidades reales de sus usuarios y ofrecerles las herramientas que les permitan hacer su trabajo de un modo más eficiente, cubriendo todas sus necesidades”, añade.

Acerca de la investigación 

La investigación ha sido diseñada y llevada a cabo por RS Consulting, una consultora independiente especializada en investigación de mercados con sede en Londres, Reino Unido. El informe fue encargado por Canon Europe. Sin embargo, Canon ha querido que el informe fuese completamente independiente y neutral, por lo que no ha influido en la selección de los participantes ni en el análisis e interpretación de los datos.

El Office Insights Report 2013 está basado en una encuesta online realizada a 1.671 empleados de toda Europa -incluyendo a 300 responsables de la toma de decisiones dentro de organizaciones de  diversos sectores-, y 60 entrevistas telefónicas en profundidad a una selección de usuarios finales procedentes de 12 países.