Escanner y gestión documental: Las extensiones de PDF. Parte I

Hola estimad@s seguidores, hoy toca un tema de verano ligerito pero no por ello menos importante. A tenor de las consultas que me hacéis y de las expectativas que tenéis al adquirir un equipo multifunción, he llegado a la conclusión de explicar en un solo post ( bueno serán dos) las características de las extensiones de formato que aparecen en los distintos catálogos.

La primera característica dice Scan TIFF, JPEG, PDF y si el equipo es bueno además incluye XPS, ooXML, ya pero ¿ que es cada cosa?

Dejaremos el PDF para el próximo post, basta de momento decir que PDF es una extensión de archivo de un formato propietario perteneciente a la empresa norteamericana Adobe.

Una extensión de archivo es la parte final del nombre del archivo, que aparece después del punto. Por ejemplo: archivo.PDF, manual.PDF

Formato propietario significa que el formato en el que se guardo el archivo no puede ser utilizado libremente, esto quiere decir que depende de la autorización de la empresa propietaria.

PDF significa "Portable Document Format": Formato de Documentos Portátiles. El programa encargado de crear y abrir los archivos PDF se llama Adobe Acrobat…de momento hasta el próximo post esto es todo sobre el PDF.

JPEG (JPG): Joint Photographic Experts Group (JPEG), Un grupo de Expertos en Fotografía decidió halla por el 1986 establecer el estándar de uno de los formatos más utilizados actualmente y que está soportado por la mayoría de programas que trabajan con imágenes, cámaras digitales, archivos de internet y como no un escanner MF. Se utiliza para guardar imágenes fotográficas porque ocupan poco espacio al comprimir la imagen con pérdidas. Entre otras técnicas, aprovecha las deficiencias de la visión humana para eliminar información y producir un fichero más pequeño, de ahí lo de compresión con pérdidas. Evidentemente no se utiliza en la gestión de documentos mas alla de esa costumbre que se da actualmente de sacar una foto del papel y enviarla por WhatSapp.

TIFF: El formato TIFF también es un formato de almacenamiento de imágenes con compresión sin pérdidas. Creado por Aldus y Microsoft, en la actualidad es propiedad (también) de Adobe y es muy usado para tareas profesionales de impresión.

Al igual que ocurre con BMP el gran tamaño de las imágenes hace que no se use para publicar imágenes en Internet ni en cámaras fotográficas y en España salvo algunas aplicaciones oficiales a nivel registral, tampoco se utiliza en gestión documental.

El tamaño máximo de un archivo TIFF está limitado a 4GB y puede contener espacios de color CMYK o RGB pero la mayoría de los MF al escanear solo contemplan su formato Bk.

XPS (XML Paper Specification) Patente de Microsoft y basado en XML se instituyo a partir de Windows Vista por tanto a sido el ultimo en llegar al mercado, en una apuesta de MS por competir con PDF, de ahí a que se convierta en un standard abierto va un trecho.

OOXML (Office Open XML) Tambien de Microsoft y basado en XML se pretende también que sea un estándar, la versatilidad es un lujo que nos permite escanear un documento a formato Word pudiendo editar el texto o a Power point pudiendo editar las imágenes. Pese a las objeciones de los mas puristas me parece toda una ventaja para los usuarios.

Soy consciente de que no he hablado de las extensiones PDF como anuncia el titulo, lo dejaremos para el siguiente post, que es verano y nos da pereza escribir y leer tochos muy largos.

Portaos bien.