Mis estimados lectores, todos participamos activamente en proyectos con mayor o menor grado de implicación y responsabilidad. Particularmente soy de la opinión respecto a la gestión de comunicación de un proyecto que esta es importante a la hora de su correcta gestión.
La trazabilidad es importante en estos proyectos donde intervienen muchas personas y los cambios en los documentos no solo generan mucha documentación sino que además generan distintas versiones de un documento con las modificaciones aportadas.
Esto se puede convertir en un verdadero quebradero de cabeza para los responsables de proyecto, especialmente a la hora de controlar las fases de proyecto.
Evidentemente, el seguimiento llega a ser caótico cuando se pretende controlar, localizar documentación original, control de recepción por los interesados y custodia de los responsables.
Hasta ahora los procedimientos se basaban en hacer llegar a los interesados/responsables la información/documentación en el momento adecuado ( o no tan adecuado) ó en crear una estructura de archivo donde cada área/responsable accedía a cada parte de la documentación de su interés y responsabilidad ( generando en casos la duplicidad de copias).
El sistema requería de copias físicas en papel y distribución de documentos digitales con escaso control en la trazabilidad.
La utilización de un gestor documental, nos permitirá ahorrar tiempo en distribuir estos documentos subiendo el archivo y notificando a los interesados su presencia y /o modificación, permitiendo a los responsables modificar este archivo y notificando a los directores de proyecto tanto la trazabilidad como el rango temporal, simplificando enormemente la gestión del proyecto y ganando en tiempo.
Hasta la próxima, gracias por leerme y portaros bien.
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