Gestion de costes ¿cuanto me cuesta imprimir?

A menudo, en el día a día, sólo reparamos en los costes que destacan y no tenemos en cuenta otros factores más ocultos que, analizados convenientemente, pueden ser muy importantes.

  

Lo más interesante de estos costes, es que pueden de dejar de ser ocultos, si tomamos conciencia de ellos de una forma clara y continuada.

 

Si te hiciera la pregunta ¿cuánto te cuesta imprimir una hoja?, seguramente me contestarías que lo que cuesta la tinta o el tóner de tu impresora, incluso reflexionando un poco incluirías el precio de la impresora cuando la adquiriste, pero probablemente no se te ocurriría mucho más.

¡Aquí está el problema! Estos costes, el de los consumibles y el de la compra de la impresora son los costes que resultan evidentes, pero no son los únicos, y lo que es peor, ¡no son los más altos!. Esto quiere decir que gastas más de lo que piensas cuando imprimes cualquier documento, lo necesites o no.

Por mi experiencia puedo decir que los costes de los consumibles y los de la compra del dispositivo, representan sólo el 10% del coste total a lo largo de la vida de la impresora.

 

Los verdaderos costes, los que de verdad cuestan dinero, los costes que llamamos costes ocultos, son aquellos que están relacionados con el uso o gestión de las impresoras.

 

Si yo analizara una empresa con un número pequeño de impresoras, descubriría que el consumo eléctrico de las impresoras cuando no están funcionando suponen un 20% del coste total de su vida, y suele deberse a que los sistemas de ahorro de energía o no están activados o no están configurados correctamente. También descubriría que el tiempo que dedica mi empresa a la gestión de averías, atascos, reposición de tóner y otros consumibles, a la compra de los mismos, a las llamadas por averías, a la revisión de las facturas recibidas y a todo aquello que se te ocurra para permitir que la impresora sea productiva supone cerca del 45% del coste de la misma en toda su vida, cuando esto podría estar incluido en un acuerdo con un proveedor por menos de un tercio del coste actual. A esto hay que sumarle los costes de no productividad de la impresora por avería o lentitud o falta de funcionalidades, y los tiempos de ida y vuelta de la gente para recoger sus documentos impresos, entre otros muchos factores.

 

La verdad es que si sumamos todos estos costes vemos que al final lo que costó la impresora y sus consumibles, aunque de cierto impacto en el momento de la compra por poder representar una cifra importante, no tiene nada que ver con los demás costes si hacemos el análisis en un periodo de 3 a 5 años de amortización. Y todo se debe a que los gastos del personal que tiene que “relacionarse” con la impresora son mucho mayores y no se suelen tener en cuenta por asumirlos como parte del “salario” que se paga al trabajador.

En mi caso, con la experiencia de los años, he aprendido que debo cuidar los pequeños y los grandes detalles de mis clientes y poner atención en este apartado de costes ocultos a la hora de imprimir, ya que me han permitido poder hacer un ahorro en dinero contante y sonante con el que el cliente puede invertir en otros asuntos de su negocio.

 

Espero que esto te sirva al igual que a mí me ha resultado útil a lo largo de los años.