Gestión documental: ¿ que es un Flujo de Trabajo?

Estamos cansados de escucharlo, leerlo, pero ¿ que es un flujo de trabajo cuando hablamos de gestión documental?

 

Un flujo de trabajo se describe como una serie de tareas que producen un resultado. Aquí es cuando decís todos...¡ OLEEE! ¡este chaval se ha cubierto de gloria jajajajaja!...pero es que es eso, ni mas ni menos.

 

En el contexto de Gestión Documental, un flujo de trabajo se define más concretamente como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden utilizarse para administrar coherentemente los procesos comunes de una organización y permiten a ésta adjuntar la lógica empresarial a los documentos o elementos de un archivo de carpetas o biblioteca según el proveedor. La lógica empresarial es básicamente un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que tienen lugar en un documento o elemento.

 

 

 

El fin ultimo es simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Es decir, lo mismo que hacemos en cualquier empresa pero sin " perder los papeles" pues todo el proceso se desarrolla de manera digital.

 

Un ejemplo, agregar a una biblioteca de documentos un flujo de trabajo que distribuya un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor del documento inicia este flujo de trabajo en un documento de la biblioteca, el flujo de trabajo crea las tareas de aprobación de documentos, se las asigna a los participantes del flujo de trabajo y, a continuación, envía alertas de correo electrónico a los participantes con instrucciones para la tarea y un vínculo al documento que deben aprobar. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que se ha completado.

 

Soy consciente de que explicar esto es un poco pesado, pero si realmente estáis interesados, os recomiendo ver este video donde explica perfectamente como crear un flujo de trabajo en iPortalDoc.