Como convertir tu equipo multifunción en una fuente de negocio.

Los equipos multifunción nos permiten acceder a las nuevas tecnologías en nuestra empresa, ahorrar costes en inversiones y mejorar el flujo de información.

Mis estimados lectores, si tenéis atascos con la impresora y os planteáis una nueva solución, estáis leyendo el post adecuado. Por que si has adquirido un equipo nuevo en el presente año o estas en disposición de adquirirlo, aparte de encontrar las mejores ofertas también es el momento de replantear todo el proceso de impresión y trazado de la documentación de tu negocio.

El primer paso es determinar que procesos utilizas, que entorno comercial tiene tu empresa y que tecnologías son las que mas te convienen. Para esto aparte de las preguntas obvias ¿ cuantas paginas imprimes y escaneas o envias fax? ( si, aun hay fax en el mundo) tienes que añadir que tipo de documentos imprimes y sobre todo donde se generan, quien los genera y donde se imprimen. Es obvio que la impresión sigue siendo una función imprescindible en las empresas pese a las interesadas opiniones de que "el papel se va a acabar". Lo cierto es que ha día de hoy seguimos imprimiendo, otra cuestión es que hagamos un uso mas racional del documento impreso. Y los datos no mienten.

El consumo de papel en España se mantiene en niveles similares en la ultima decada

Es evidente que no es lo mismo generar documentos comerciales con equipos móviles, que imprimir albaranes de carga en la puerta de un muelle. Son necesidades muy distintas. Saber y conocer como gestionarlas es importante, conocer las posibilidades del mercado imprescindible, pero ese aumento de competitividad supone un ahorro en personal, espacio, y costes de impresión y dispositivo increíbles.

La segunda cuestión importante, es conocer que prestaciones tiene tu dispositivo ( o puede llegar a tener) Que tu equipo escanea documentos lo sabes, pero ¿ sabes que puede escanear facturas, extraer los datos, exportarlos a tu software integrado y archivar dicha factura en un solo toque? Evidentemente, puedes integrar tu flujo de trabajo ( desde tickets de gastos, hasta trazado de documentos) escanear directamente a la integración en tus sistemas de gestión de pedidos, inventario etc...Definitivamente ¡¡¡conoce la potencia de esta herramienta!!! es como si tienes un Smartphone y solo lo usas para hablar.

Gestionar la información de uso del dispositivo es la tercera cuestión ¿ te preocupan los costes? ¿ el color es caro? puedes conocer quien imprime y que imprime incluso cuando y como, exportar los datos a excell y asignar costes departamentales, hay marcas que ofrecen hasta tres costes de color según la cantidad de color que gastas, otras te permiten hasta fichar, pero incluso puedes asignar cantidades a los usuarios, también crear perfiles y que vean el equipo en distintos idiomas según se identifique dicho usuario. Puedes asignar permisos, quien puede escanear y quien no, quien imprime solo en Bk o a todo color sin limite...¡ y además saberlo periódicamente! y todo esto sin perder eficiencia y productividad.

En definitiva, estamos en un momento de cambio, una nueva tecnología ya esta en nuestras manos y hemos de saber como sacar partido de la misma. Ya no hace que falta que enciendas el PC para imprimir un eMail, eso lo sabíamos, pero tampoco hace falta que vayas a la oficina para imprimir un WhasApp.

Ya sabéis, portaros bien y aprovechad vuestro equipo.