Como establecer politicas de impresión en la oficina

La tecnología alrededor del documento continúa evolucionando con gran rapidez y cada año tenemos en el mercado, no sólo máquinas más y más eficientes y sostenibles hacia el medio ambiente, sino también nuevos productos de software que optimizan los procesos documentales.

 

 

 

Nuestra empresa puede mejorar sus ingresos a través del establecimiento de políticas de impresión.
Así, se puede contemplar el gasto de la impresión como una inversión, si con ello se consiguen más clientes, aumentando a la vez el volumen de facturación. Esta política es consecuencia de los distintos documentos que se entregan, ya que los dosieres que llegan a los clientes pueden determinar una decisión clave para materializar una venta.

 

Una política similar es la que relaciona el gasto en impresión con la mejora de la productividad de los empleados. Así, si la empresa cuenta con dispositivos más rápidos se evita que estos permanezcan una mayor cantidad de tiempo de pie esperando el documento que van a utilizar. De hecho, este lapso de tiempo también repercute en el cliente, pues en más ocasiones de las que se debería las empresas terminan dejándolos solos mientras que los empleados esperan a que se termine de imprimir un trabajo que se les va a mostrar a estos. Es por ello que estas prácticas pueden ser descartadas si se tiene a mano una impresora eficiente, con la que mejoran de manera indirecta su porcentaje de ventas.

 

Lexmark ha elaborado un listado con las 10 medidas que las compañías deberían adoptar para reducir sus costes de impresión de manera significativa:

1. Diferenciar los documentos para uso interno y externo: establecer hábitos para la impresión de los documentos que se van a usar internamente favorece considerablemente el ahorro. Algunas pautas ejemplares son usar papel reciclado, configurar una menor definición ó ajustar los márgenes. Además, se puede imprimir únicamente la página que se necesita en lugar del documento entero, utilizar la impresión dúplex –a doble página- de manera predeterminada, usar la función de impresión múltiple siempre que sea posible –imprimir varias páginas por hoja- o imprimir en modo borrador para ahorrar tóner.

 

Bien sea para uso interno o externo, es fundamental utilizar siempre la vista previa de impresión para evitar desperdiciar papel por errores en las impresiones.

 

2. Evitar imprimir correos electrónicos y borradores así como archivar las copias de forma electrónica. Aquí entra en juego el criterio del empleado y su capacidad de discernir entre las copias físicas de las que puede prescindir y las que no.

 

3. Optar por cartuchos originales de alto rendimiento para evitar envíos y desperdicios innecesarios.

 

4. Reciclar separando los residuos de papel y de cartuchos. Distinguir entre los distintos tipos de residuos contribuye a minimizar el impacto ambiental.

 

5. Devolver los cartuchos vacíos al fabricante para su reciclaje responsable o para una nueva utilización.

 

6. No desactivar el modo de ahorro de energía. De esta forma, la empresa consigue una notable reducción en el consumo eléctrico.

 

7. Invertir en nuevos equipos. Los empleados pueden evitar la impresión de aquellos documentos que deseen consultar mediante su visualización en dos pantallas ó con pantallas de mayor tamaño.

 

8. Utilizar impresoras que permitan la liberación segura de impresión. Esto permite que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen posteriormente todas a la vez, cuando el empleado lo decida, evitando así calentar el tóner varias veces y ahorrando energéticamente.

 

9. Implantar soluciones de seguridad estableciendo cuotas de impresión. Esto se puede lograr de diversas maneras, por ejemplo con claves o tarjetas que controlan el número de impresiones.

 

10. Sustituir impresoras locales por impresoras de red. Utilizar impresoras para grupos de trabajo en lugar de impresoras de escritorio individuales puede incidir en un menor gasto en impresión. El hecho de tener que levantarse o incluso la pérdida de privacidad hace que muchos empleados se lo piensen dos veces antes de imprimir documentos innecesarios. Asimismo, en el caso de contar con impresoras individuales, es conveniente desconectarlas cuando no se utilicen.